Puantaj Nedir? Puantaj Cetveli, 30 Gün Kuralı ve SGK Eksik Gün Kodları
Puantaj nedir, puantaj cetveli nasıl tutulur? 30 gün kuralı, bordro ilişkisi ve SGK eksik gün kodları örnekleriyle kapsamlı puantaj rehberi.
Puantaj, çalışanların bir ay içindeki çalışılan gün ve saatlerinin, izinlerinin, raporlarının ve devamsızlıklarının gün gün kayıt altına alınması işlemidir. Bordronun hammaddesi puantajdır: çalışana ödenecek ücret, SGK'ya bildirilecek prim günü ve eksik gün nedeni, hepsi bu kayıttan türetilir. Puantajda yapılan tek günlük bir hata bile ücret kesintisi itirazına, eksik prim bildirimine veya idari para cezasına dönüşebilir. Bu rehberde puantajın nasıl tutulduğunu, 30 gün kuralını ve SGK eksik gün kodlarını örneklerle açıklıyoruz.
Puantaj Cetveli Nedir?
Puantaj cetveli, satırlarında çalışanların, sütunlarında ayın günlerinin yer aldığı; her hücreye o günkü durumun işlendiği tablodur. Tipik bir cetvelde şu işaretler bulunur:
- X veya tam gün: Normal çalışılan gün
- H: Hafta tatili
- Yİ: Yıllık izin
- R: Raporlu (istirahatli) gün
- Üİ: Ücretsiz izin
- D: Devamsızlık
- RT: Resmi tatil
Cetvelin altında genellikle toplam çalışılan gün, fazla mesai saati, izin ve rapor günleri özetlenir. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 67. maddesi günlük çalışma saatlerinin ilanını, 75. maddesi ise her işçi için özlük dosyası tutulmasını zorunlu kılar; puantaj kayıtları bu dosyanın en kritik parçasıdır. İlgili mevzuat metinlerine www.mevzuat.gov.tr adresinden ulaşabilirsiniz.
İmza ve ispat
Elle tutulan puantaj cetvellerinin delil gücü, çalışan imzası ile artar. Yargıtay, imzasız ve elektronik kayıtla desteklenmeyen cetvellere uyuşmazlıklarda ihtiyatla yaklaşmaktadır. PDKS kayıtlarıyla desteklenen puantaj ise en güçlü ispat aracıdır.
30 Gün Kuralı Nedir?
Sosyal güvenlik uygulamasında her ay, kaç gün çektiğine bakılmaksızın 30 gün kabul edilir. Bunun pratik sonuçları şunlardır:
- Ay boyunca tam çalışan bir sigortalı; Şubat 28 gün de çekse, Ocak 31 gün de çekse SGK'ya 30 gün üzerinden bildirilir.
- Günlük ücret, aylık brüt ücretin 30'a bölünmesiyle bulunur. Aylık brüt ücreti 60.000 TL olan çalışanın günlük ücreti 2.000 TL'dir.
- Ay içinde eksik gün varsa, eksik günler 30'dan değil o ayın takvim gününden hareketle hesaplanıp kalan günler bildirilir; örneğin 31 gün çeken bir ayda 5 gün ücretsiz izin kullanan çalışan için 26 gün bildirimi yapılır.
- Ay ortasında işe giren veya ayrılan çalışanlarda fiilen çalışılan takvim günleri esas alınır.
Bu kural yüzünden puantaj ve bordro birebir aynı dili konuşmalıdır: puantajda 3 gün ücretsiz izin görünen çalışan, bordroda 27 gün üzerinden ücretlendirilir ve SGK'ya eksik gün koduyla bildirilir.
Puantaj ve Bordro İlişkisi
Bordro, puantajın paraya çevrilmiş hâlidir. Akış şöyle işler:
- Veri toplama: Giriş-çıkış kayıtları, izin formları ve raporlar toplanır. Bu adımı elle yapmak yerine PDKS ile otomatikleştiren işletmelerde hata oranı belirgin biçimde düşer; puantaj modülü ayrıntıları için airx.com.tr üzerindeki dokümantasyon iyi bir örnektir.
- Puantaj kapama: Ay sonunda her çalışan için çalışılan gün, fazla mesai, izin ve eksik günler kesinleştirilir.
- Bordrolaştırma: Çalışılan günler ücrete, fazla mesai saatleri zamlı ücrete, eksik günler kesintiye dönüşür. Haftalık 45 saati aşan çalışmaların tutarını fazla mesai hesaplama aracı ile kontrol edebilirsiniz.
- SGK bildirimi: Muhtasar ve prim hizmet beyannamesiyle prim günleri ve eksik gün nedenleri Kuruma bildirilir.
Ay sonu kontrollerinizde gün ve saat dökümünü hızla doğrulamak için puantaj hesaplama aracımızı kullanabilir, brütten nete geçişleri brüt-net maaş hesaplama ile teyit edebilirsiniz.
SGK Eksik Gün Kodları
Ay içinde 30 günden az bildirilen her sigortalı için eksikliğin nedeni, beyannamede eksik gün koduyla açıklanır. En sık kullanılan kodlar şunlardır:
| Kod | Eksik gün nedeni | Tipik kullanım örneği |
|---|---|---|
| 01 | İstirahat | Çalışanın 5 gün raporlu olması |
| 06 | Kısmi istihdam | Haftada 3 gün çalışan part-time personel |
| 07 | Puantaj kayıtları | Çağrı usulü veya gün hesabıyla çalışanlar |
| 08 | Grev | Yasal grev nedeniyle çalışılmayan günler |
| 12 | Birden fazla | Aynı ayda hem rapor hem ücretsiz izin olması |
| 13 | Diğer nedenler | Kodlarla tanımlanmayan durumlar |
| 15 | Devamsızlık nedeniyle fesih | Habersiz devamsızlık sonrası iş akdinin sonlanması |
| 18 | Kısa çalışma ödeneği | Kısa çalışma uygulanan dönemler |
| 21 | Diğer ücretsiz izin | Çalışanın talebiyle kullanılan ücretsiz izin |
| 24 | Yarım çalışma ödeneği | Doğum sonrası yarım çalışma dönemi |
Örnek 1: Mart ayında 10 gün raporlu olan çalışan için 20 gün bildirim yapılır, eksik gün nedeni 01-İstirahat olarak işaretlenir.
Örnek 2: Aynı ay içinde 4 gün rapor ve 3 gün ücretsiz izin kullanan çalışan için 23 gün bildirilir; iki ayrı neden bulunduğundan kod 12-Birden fazla seçilir.
Belge saklama
Eksik gün nedenini doğrulayan rapor, dilekçe ve puantaj kayıtları kural olarak ibraz edilmek üzere işveren tarafından saklanır. SGK denetiminde belgeyle desteklenmeyen eksik gün bildirimi, primlerin gecikme zammıyla tahsiline yol açabilir.
Puantajda En Sık Yapılan Hatalar
- Hafta tatilini, devamsızlık olan haftada da tam ücretli saymak veya tersine haksız kesmek
- Resmi tatil çalışmasını normal mesai gibi işlemek; doğru tutar için resmi tatil mesaisi hesaplama aracına bakabilirsiniz
- Yarım gün izinleri yuvarlayarak tam gün göstermek
- Eksik gün kodunu belgeyle uyumsuz seçmek
- Elle tutulan cetvelde mükerrer veya atlanmış gün bırakmak
Bu hataların ortak kökeni, verinin elle toplanmasıdır.
Ay Sonu Puantaj Kapama Kontrol Listesi
Bordro koşusuna girmeden önce şu kontrolleri sırasıyla yapın:
- Tüm çalışanların her takvim günü için bir işareti var mı; boş hücre kalmış mı?
- Rapor ve izin belgeleri, cetveldeki işaretlerle birebir eşleşiyor mu?
- Fazla mesai saatleri yöneticiler tarafından onaylanmış mı?
- Resmi tatil ve hafta tatili çalışmaları ayrı sütunlarda mı izleniyor?
- Eksik günü olan her çalışan için doğru SGK kodu seçilmiş mi?
- Ay içinde işe giren ve ayrılanların gün hesabı takvim gününe göre yapılmış mı?
- Cetvel, yetkili imzaları tamamlanarak özlük arşivine kaldırılmış mı?
Bu listeyi her ay aynı sırayla uygulamak, SGK düzeltme beyannamesi verme ihtiyacını büyük ölçüde ortadan kaldırır.
Puantaj Kayıtları Ne Kadar Saklanmalı?
Ücret alacaklarında zamanaşımı 5 yıldır; bu nedenle puantaj cetvelleri ve onları destekleyen giriş-çıkış kayıtları en az 5 yıl saklanmalıdır. SGK mevzuatı yönünden işyeri kayıt ve belgelerinin ibraz yükümlülüğü de benzer bir ufka işaret eder; ihtilaflı dosyalarda ihtiyatlı uygulama 10 yıla kadar saklamaktır. Elektronik saklamada kayıtların değiştirilemezliğini gösterebilmek (loglama, yedekleme) ispat gücünü artırır. Giriş-çıkışları otomatik kaydeden bir PDKS altyapısı kurulduğunda puantaj, ay sonunda hazırlanan bir tablo olmaktan çıkıp anlık izlenen bir sürece dönüşür. Yapay zekanın bu süreci nasıl bir adım öteye taşıdığını AI ile puantaj analizi yazımızda bulabilirsiniz.
Sonuç
Puantaj, ücretin ve sosyal güvenlik bildirimlerinin temel dayanağıdır. 30 gün kuralını doğru uygulamak, eksik günleri doğru kodla bildirmek ve kayıtları belgeyle desteklemek; hem çalışan haklarını hem işvereni korur. Süreci sağlam kurmak isteyen işletmeler için ilk adım, güvenilir veri toplayan bir devam kontrol sistemi; ikinci adım ise puantaj ve bordro arasındaki akışı tek platformda birleştirmektir.