PDKS Fiyatları 2026: Maliyeti Etkileyen Faktörler ve Karşılaştırma
PDKS fiyatları neye göre belirlenir? Donanımlı ve bulut tabanlı sistemlerin maliyet karşılaştırması, gizli maliyetler ve bütçe planlama rehberi.
PDKS fiyatları için tek bir doğru rakam yoktur; aynı çalışan sayısına sahip iki işletme, ihtiyaçlarına göre birbirinden kat kat farklı bütçelerle sistem kurabilir. Fiyatı belirleyen şey cihazın etiketi değil; çalışan sayısı, lokasyon adedi, seçilen doğrulama teknolojisi ve yazılımın kapsamıdır. Bu rehberde kesin fiyat listesi vermek yerine, fiyatı oluşturan faktörleri, donanımlı ve bulut tabanlı modellerin maliyet yapısını ve teklif aşamasında gözden kaçan gizli kalemleri açıklıyoruz.
PDKS Fiyatını Etkileyen Faktörler
1. Çalışan sayısı
Bulut sistemlerde fiyatlama genellikle kullanıcı başına aylık abonelik modelidir; çalışan sayısı arttıkça toplam tutar artar ancak kişi başı birim fiyat çoğu zaman düşer. Donanımlı sistemlerde ise çalışan sayısı, gereken terminal adedini ve yazılım lisans kademesini belirler.
2. Lokasyon ve kapı sayısı
Her şube, her giriş noktası ek terminal demektir. Tek merkezli bir ofis ile 12 şubeli bir perakende zincirinin donanım bütçesi aynı olamaz. Mobil ve QR tabanlı çözümlerde ise lokasyon eklemek çoğu zaman ek donanım gerektirmez; bu fark, çok şubeli yapılarda toplam maliyeti dramatik biçimde değiştirir.
3. Doğrulama teknolojisi
Kartlı okuyucular en ekonomik donanımlardır; parmak izi terminalleri orta, yüz tanıma terminalleri ise üst fiyat bandında yer alır. Biyometrik tercih ayrıca KVKK uyum maliyeti (aydınlatma, açık rıza süreci, veri güvenliği önlemleri) getirir. Teknolojilerin güçlü ve zayıf yanlarını kartlı, parmak izi ve yüz tanıma karşılaştırma rehberimizde ayrıntılı inceledik.
4. Yazılım kapsamı
Sadece giriş-çıkış kaydı tutan basit bir yazılım ile vardiya planlama, izin yönetimi, bordro entegrasyonu ve mobil uygulama içeren bir platform aynı fiyat aralığında olmaz. İhtiyacınız puantaj otomasyonuysa, yazılımın bordro sisteminize veri aktarabilmesi tek başına seçim nedeni olabilir.
5. Kurulum, eğitim ve entegrasyon
Turnike montajı, kablolama, sunucu kurulumu, mevcut ERP veya bordro yazılımıyla entegrasyon ve kullanıcı eğitimi; teklife dahilse fiyatı yükseltir, dahil değilse sonradan sürpriz olur.
Donanımlı PDKS ve Bulut/Mobil PDKS: Maliyet Karşılaştırması
| Maliyet kalemi | Donanımlı (geleneksel) PDKS | Bulut / Mobil PDKS |
|---|---|---|
| Başlangıç yatırımı | Yüksek: terminal, turnike, kablolama, sunucu | Düşük: çoğu zaman yalnızca abonelik |
| Fiyatlama modeli | Tek seferlik lisans artı yıllık bakım | Kullanıcı başına aylık veya yıllık abonelik |
| Yeni şube ekleme | Her şubeye yeni donanım | Uygulama tanımıyla dakikalar içinde |
| Güncelleme | Sürüm yükseltme bedeli | Abonelik kapsamında otomatik |
| Bakım ve arıza | Servis sözleşmesi, parça bedeli | Sağlayıcının sorumluluğunda |
| BT yükü | Sunucu, yedekleme, güvenlik sizde | Sağlayıcıda |
| 5 yıllık toplam sahip olma maliyeti | Başta ödenir, zamanla bakım ekler | Aya yayılır, öngörülebilir |
Genel eğilim şudur: tek lokasyonlu, turnikeli fiziksel güvenlik ihtiyacı olan tesislerde donanımlı sistemler hâlâ mantıklıdır; saha ekipleri, çok şubeli ve hibrit yapılar içinse bulut ve mobil PDKS modeli hem başlangıç maliyetinde hem işletme giderinde belirgin avantaj sağlar.
Aralık fikri edinmek için
Türkiye pazarında basit kartlı bir terminal birkaç bin TL bandından başlarken, yüz tanıma terminalleri bunun birkaç katına çıkabilir. Bulut aboneliklerinde ise kullanıcı başına aylık tutarlar, seçilen paket kapsamına göre kahve parası ile öğle yemeği parası arasında değişen bir bantta seyreder. Net rakam için mutlaka güncel teklif alın; sağlayıcıların kamuya açık paket sayfaları karşılaştırma için iyi bir başlangıç noktasıdır.
Fiyat araştırması yaparken sağlayıcının paketleri şeffaf biçimde yayımlayıp yayımlamadığına bakın; örneğin AirX gibi abonelik kademelerini ve kapsamlarını açıkça listeleyen sağlayıcılarla bütçe planlamak, "fiyat için arayın" diyen tedarikçilere göre çok daha kolaydır.
Gizli Maliyetlere Dikkat
Teklif karşılaştırırken yalnızca etiket fiyatına bakmak en sık yapılan hatadır. Şu kalemleri mutlaka sorun:
- Yıllık bakım ve destek bedeli: Donanımlı sistemlerde lisans bedelinin belirli bir yüzdesi olarak her yıl tekrar eder.
- Güncelleme ücretleri: Yeni sürüme geçişin ücretli olup olmadığı.
- Kullanıcı veya cihaz artış bedeli: Çalışan sayısı büyüdüğünde fiyatın nasıl değişeceği.
- Entegrasyon bedeli: Bordro, ERP ve muhasebe yazılımına veri aktarımının ücreti.
- Kart ve sarf malzemesi: Kayıp kart yenileme, yedek parça, pil ve okuyucu temizlik kitleri.
- Eğitim ve devreye alma: Uzaktan mı, yerinde mi; kaç saat dahil.
- Sözleşme süresi ve çıkış koşulları: Taahhüt süresi dolmadan ayrılmanın cezai şartı.
- Veri ihracı: Sözleşme biterse geçmiş giriş-çıkış verinizi hangi formatta alabileceğiniz.
En ucuz teklif tuzağı
Başlangıç fiyatı en düşük görünen teklif, bakım, güncelleme ve entegrasyon kalemleri eklendiğinde 3 yıl sonunda en pahalı seçenek hâline gelebilir. Karşılaştırmayı her zaman 3-5 yıllık toplam sahip olma maliyeti üzerinden yapın.
Üç Tipik Senaryo Üzerinden Bütçe Yapısı
Senaryo 1 — 15 kişilik ofis: Donanım yatırımına gerek yoktur; kullanıcı başına aylık abonelikli bir bulut sistem ve dilerseniz kapıya tek bir QR kod yeterlidir. Toplam maliyet neredeyse tamamen abonelikten oluşur ve aylık gider öngörülebilirdir.
Senaryo 2 — 150 kişilik, vardiyalı üretim tesisi: Giriş noktalarına 2-4 terminal, turnike entegrasyonu ve vardiya planlama modülü gerekir. Bütçenin ağırlığı ilk yıl donanım ve kurulumda, sonraki yıllarda bakım ve lisans yenilemededir. Biyometrik terminal tercih edilirse KVKK dokümantasyon süreci de projeye dahil edilmelidir.
Senaryo 3 — 40 kişilik saha/servis ekibi: Sabit terminal anlamsızdır; GPS ve QR doğrulamalı mobil abonelik tek gerçekçi modeldir. Lokasyon sayısı maliyeti etkilemez, ekip büyüdükçe kullanıcı başına ödeme yapılır. Mobil modelin operasyonel kazanımları için mobil PDKS'nin avantajları yazımıza bakabilirsiniz.
Bu üç senaryonun ortak dersi şudur: fiyat sorusunun cevabı "hangi sistem" değil "hangi ihtiyaç" sorusundan geçer; aynı bütçeyle bir senaryoda lüks kalan özellik, diğerinde zorunluluktur.
Yatırımın Geri Dönüşü: PDKS Kendini Nasıl Amorti Eder?
PDKS maliyeti, önlediği kayıplarla birlikte değerlendirilmelidir:
- Puantaj mesaisi: İK ekibinin her ay puantaj kapatmaya harcadığı saatler; puantaj hesaplama aracıyla yaptığınız manuel kontrollerin otomatikleşmesi doğrudan zaman tasarrufudur.
- Hatalı fazla mesai ödemeleri: Beyana dayalı sistemlerde fazla veya eksik ödenen tutarlar; doğru kayıt için fazla mesai hesaplama ile çapraz kontrol yapın.
- Kayıp zaman: Geç gelme ve erken çıkmaların görünür olmasıyla azalan kayıplar.
- Hukuki risk: Kayıt eksikliği nedeniyle kaybedilen davaların maliyeti çoğu zaman sistemin yıllık bedelinin üzerindedir.
Orta ölçekli işletmelerde sistemin kendini 6-18 ay aralığında amorti etmesi yaygın bir gözlemdir; süre, mevcut kayıp düzeyine göre değişir.
Sonuç
PDKS fiyatlarını belirleyen şey teknoloji tercihi, ölçek ve yazılım kapsamıdır; sağlıklı bir karar için en az üç sağlayıcıdan aynı kapsamda teklif alın ve 5 yıllık toplam maliyeti karşılaştırın. Teklifleri değerlendirirken hangi soruları soracağınızı PDKS seçim rehberimizde madde madde bulabilirsiniz; bütçe hesaplarınızı desteklemek için tüm hesaplama araçlarımız ücretsizdir.